Assemblée générale 2016

Il est surtout très important de s'interroger sur ce que le club apporte à la collectivité, en quoi il mérite d'être subventionné avec une salle attitrée tous frais d'entretien et d'assurance à la charge de contribuables dont pas un seul n'est inscrit au club. S'interroger aussi sur le fait que potentiellement, nous pouvons être amenés à chercher une salle ailleurs dans une communauté de communes qui serre la vis aux subventions et va faire payer la location des équipements aux associations qui n'apportent rien de concret aux citoyens de la collectivité.
Bref, s'interroger sur le boulot qu'il y a à faire au-delà de l'acte de présence du vendredi soir et de la pratique du loisir en lui-même, avant de réfléchir à ce dont on a envie, réfléchir à ce qui doit être fait pour démontrer à des élus en mal d'économies que nous méritons ce que nous avons à l'heure actuelle.
Personnellement c'est à ça que je réfléchis depuis deux ans et si vous ne voulez pas déchanter brutalement à court terme je vous invite vraiment à cogiter là-dessus!

Cela j'y pense aussi. Nous en avions déjà parlé. Je pense que nous en reparlerons plus tard et vraisemblablement à l'AG. Plusieurs membres il me semble se sont déjà renseignés sur la possibilité d'avoir une salle dans une autre commune, donc affaire à suivre.

Oui chaque chose en sont temps, mais je me proposerai bien au bureau, non pas pour prendre tel ou tel place mais plutôt pour repartir un peu plus les tâches....et pourquoi pas m'attribuer un rôle de "représentant " des membres au sein des réunions....à en discuter!

mathieu109 a écrit:Cela j'y pense aussi. Nous en avions déjà parlé. Je pense que nous en reparlerons plus tard et vraisemblablement à l'AG. Plusieurs membres il me semble se sont déjà renseignés sur la possibilité d'avoir une salle dans une autre commune, donc affaire à suivre.

Oui Mathieu, Arnaud m'en a touché un mot, j'aimerais en discuter avec toi si tu es là vendredi prochain.

Pour aider le club je vais fabriquer des prospectus, maintenant on dit des « flyers » je crois, format A5.
J'ai retrouvé le fichier du prospectus, en noir et blanc, que j'avais fait pour le club en 2000 ! (16 ans, ça ne me rajeunit pas ).
Je vais reprendre le texte en l'actualisant et en mettant une ou deux photos en couleurs de nos belles tables.

Je vais aussi créer un site vitrine avec le nom de domaine « AJHA » si je peux l'acheter (c'est plus facile à trouver avec les moteurs de recherche).
En plus du FaceBook du club qui est très bien, bravo Arnaud.

On va y arriver les gars.

Pour les flyers et autres cartes de visite tu peux voir avec Geoffrey peut-être car au vu de ce qu'il a fait avec l'affiche de la convention il me semble qu'il ait des compétences avérées en la matière!
Par contre pour le site web c'est à mon avis inutile: le bureau a entériné l'abandon de celui que nous avions depuis 6 ans et que personne n'alimentait (sauf moi), les gens du club ne le consultaient d'ailleurs même pas. La page FB que j'entretiens touche 100 fois plus de monde en demandant 100 fois moins d'efforts donc te casse pas la tête avec ça. Le truc vraiment indispensable selon moi, outre les cartes de visite à distribuer pendant les manifs, ce serait un kakémono avec logo et photos qui en jettent pour les stands du club.

Oui il faut mieux s'afficher lors de nos manif....comme je t'en avais parler Arnaud, un Diorama serait sympa! J'ai pensez en faire un sur lequel on mélangerai les différentes époques pour représenter se qu'est le club! (Basée sur l'historique)
Ca pourrai tout étant représentatif de se que l'on es, être une super "carte de visite" pour tout les gens de passage qui s'y intéresserai par curiosité dans le même esprit que la maquette du Seigneur des Anneaux de nos collège d' 1D Troyes!

c'est une super idée ça!

J'essayerai de faire un croquis pour exposer mon idée....

petite question

quand on vote par procuration , si l'on ne connais les candidats que le jour de l'AG , comment fait-on

petite question

quand on vote par procuration , si l'on ne connais les candidats que le jour de l'AG , comment fait-on

Bonjour François,

Je te remets ci-dessous un exemple de procuration (issu d'un de mes précédents messages) :

Je soussigné M. François Debant demeurant « ... rue ... Les Granges 51... » membre de l'AJAH donne pouvoir à M. xxxx demeurant xxx xxx aux fins de me représenter à l'assemblée générale du 20 mai 2016 à 21 h, de prendre en mon nom toutes décisions et de participer à tous les votes prévus à l'ordre du jour.
Fait à les Granges le …

Signature précédée de la mention manuscrite « Bon pour pouvoir ».

Tu remarqueras que dans une procuration tu donnes ton pouvoir à M. xxxx.
Évidemment tu ne pourras pas donner de consignes de vote à M. xxxx si tu ignores qui se présente et quelles propositions figurent sur l'ordre du jour.

Amitiés,
Thierry.
Post-scriptum : j'ai perdu ton adresse postale.
Post-scriptum bis : as-tu relevé ta messagerie ?

L'exemple de procuration a été trouvé ICI (je trouve que les procédures et leurs conséquences juridiques y sont bien expliquées).

Normalement les candidats seront connus le 13 mai au soir donc inutile de trop s'inquiéter mais si ce n'est pas le cas tu confies effectivement à la personne qui te représente la responsabilité de voter à ta place.

Un courriel de convocation avec tout le détail de l'ordre du jour a été adressé à tous les membres de l'AJHA.
Une version PDF des statuts l'accompagne et à la lecture de ces derniers il apparaît qu'une personne non membre au moment de l'AG peut se présenter au bureau.
Pour ceux qui auraient des soucis avec leur messagerie je colle ici le texte de la convocation:

Bonjour à tous,
Comme vous le savez désormais la date de l'assemblée générale annuelle de l'AJHA est fixée au vendredi 20 mai 2016 à 21h, salle Roland Thépenier.
Comme chaque année le conseil d'administration en exercice présentera le bilan selon le programme suivant:

1 - Rapport d'activité
- Manifestations auxquelles l'AJHA a participé en 2015-2016
- Convention des Rencontres de Jeux de Figurines de Buchères 2016
- Autres activités (outils de communication, événements ponctuels, etc...)

2 - Rapport financier
- Situation du compte de l'association à la date de l'AG
- Dépenses et recettes de l'année 2015-2016
- Prévisions d'investissement (achat de matériel, remboursement de frais de représentation extérieure, etc...).

3 - Rapport moral
- Relations avec les institutions et associations partenaires
- Rappel des objectifs de l'AJHA et avenir de l'association
- Questions diverses, échanges avec les membres de l'association (remarques, requêtes, propositions, etc.).

4 - Election du conseil d'administration (bureau) pour l'année 2016-2017
- Présentation des candidats et de leurs projets
- Vote à main levée
- Constitution du bureau avec les candidats élus et attribution des charges (3 minimum selon les statuts: président, trésorier et secrétaire).
- Perception par le secrétaire des cotisations 2016-2017 (chèque 20 euros à l'ordre de l'AJHA).

Le contenu de l'AG fera l'objet d'un procès-verbal qui sera diffusé à l'ensemble des membres dans les 15 jours. Il sera joint au dossier de modification du bureau qui sera adressé à la préfecture. Dans le but d'établir ce dossier les membres du nouveau bureau devront fournir au secrétaire les informations suivantes: nom, prénom, date de naissance, profession, adresse postale.
Nous remercions également par avance tous les membres dont l'adresse électronique aurait changé depuis l'année dernière de bien vouloir nous communiquer leur nouvelle adresse pour la mise à jour de la messagerie du club.

Attention: ce courriel fait office de CONVOCATION. Tout membre désireux de se faire représenter peut déléguer son pouvoir via une procuration (document web ou sur papier libre).

En pièce jointe vous trouverez les statuts de l'AJHA.

Très bien.

Je me permets une question à propos du vote à main levée, ce point est-il spécifié dans les statuts ?
Si oui, pas de problème, sinon je crois que le président de séance doit demander son avis à l'assemblée (évidemment, dans ce cas précis, l'avis sera donné à main levée).
Normalement toutes les décisions doivent être votées par l'assemblée et pour l'élection des membres du conseil d'administration il est bienvenu de voter à bulletins secrets afin que cela se passe dans la sérénité.

Je ne désire pas polémiquer mais éviter les discussions inutiles qui pourraient suivre l'assemblée générale ordinaire.
Assemblée générale d'une association loi 1901 : règles d'adoption des décisions.

Nous avons toujours procédé à main levée et cela n'a jamais posé de souci, notamment dans la mesure où il n'y a jamais plusieurs bureaux qui se présentent et donc une situation qui verrait les membres voter pour un plutôt que l'autre.
D'autre part, je crois qu'au sein de notre association chacun peut exprimer ses préférences à découvert sans encourir de procès!

J'ai bien reçu la convocation et, donc, les statuts.
J'ignorais que l'Assemblée Générale Ordinaire du 23 février 2007 (si je me réfère à la date) avait voté ces nouveaux statuts.
Bon, vous aurez la paix, je ne dirai plus rien.

De mémoire il me semble que ces statuts ont été légèrement modifiés lorsque le club a changé de salle, passant de La Chapelle St Luc à Buchères mais la quasi totalité du document correspond à la version primitive qui datait de 2003 quand l'asso a été enregistrée au JO. Par contre je ne me souviens plus de ce qui avait été modifié à l'époque.
Ces statuts sont extrêmement et délibérément simplifiés car adaptés à la taille d'une association qui n'a que rarement dépassé la vingtaine de membres et ils expliquent le caractère légèrement informel que prend dans la plupart des cas notre AG qui est plus un debriefing classique et un moment d'échanges entre amis avec une discipline toute relative d'ailleurs. J'admets qu'à titre personnel je suis peu au fait de tous les règlements et procédures administratives relatifs au fonctionnement d'une association. J'ai été président pendant sept ans sans jamais avoir pris connaissance des potentielles responsabilités juridiques que cela impliquait par exemple. Ces aspects me rebutent, me gonflent prodigieusement même car je préfère l'action, monter des projets et communiquer dessus, plutôt que mettre le nez là-dedans. Du coup je ne reproche à personne d'effectuer des rappels à la loi comme tu le fais, c'est pertinent mais ce n'est pas moi qui vais les appliquer: au bureau et membres de décider si nous devons opérer de façon plus carrée ou si la majorité considère que nous pouvons continuer ainsi, en d'autre terme je ne suis pas seul décideur moi, je suis juste secrétaire-adjoint, la dernière marche avant le statut de membre et la déchéance sociale qui va avec!

Celtic Marvellous Boy a écrit:De mémoire il me semble que ces statuts ont été légèrement modifiés lorsque le club a changé de salle, passant de La Chapelle St Luc à Buchères mais la quasi totalité du document correspond à la version primitive qui datait de 2003 quand l'asso a été enregistrée au JO.

En 2003 ?
Ah ?
Pourtant la première Assemblée Générale a eu lieu le mercredi 14 mars 2001 à 19 heures 30 dans la salle de réunion de Piney ?

Bon, ce n'est pas grave, j'arrête de surveiller ce sujet (je suis trop à cheval sur les procédures, laissons les locomotives tirer les wagons tranquillement).

J'ignore en totalité ce qui a préexisté à mon arrivée au club en octobre 2002, pour ne pas dire à mon entrée dans le bureau en 2005, mais la parution au JO date bel et bien de mars 2003. D'ailleurs en 2013 nous avons fêté les 10 ans officiels d'existence de l'AJHA en sachant par Philippe et Sylvain qu'en réalité l'asso était plus ancienne. Ma seule explication est que les démarches administratives nécessaires à ladite parution au JO n'ont pas été faites dans la foulée de la création de l'AJHA et que l'asso n'a pas eu d'existence administrative et juridique pendant deux ans mais c'est une supposition.

Après mûre réflexion et de manière ferme et définitive je n'ai pas besoin d'attendre le 13 mai pour vous annoncer que je ne me représenterai pas pour le futur bureau. Il en va de même pour Laurent.
Je vous l'annonce en avance de manière à laisser du temps à ceux qui le souhaitent de monter un nouveau bureau ou de se porter candidat.

ça doit etre contagieux mais il se trouve qu'au final je suis moi aussi en mesure de vous faire la meme annonce , sachant que j'ai pris les dispositions pour que l'association ait une boite aux lettres à la mairie afin que le siege social puisse rester à Buchères , ceci dans le but de pouvoir continuer à beneficier de la salle les vendredis soirs .

Dommage qu'il n'y es pas plus de continuité avec le bureau existant avec simplement le "renforts" de quelques membres pour que les taches soit plus réparties...
... libre à chacun de faire ses choix et je les respect même si je les regrettent.

Sinon, je veux bien me présenter pour faire parti du prochain bureau et apporter de nouvelles idées en s'appuyant sur le bon travail qui as été fait ses dernières années et en y ajoutant quelque petits éléments pour donner un nouvel élan au club.

Je suis candidat pour l'élection du calife! Ma première action sera d'augmenter le salaire du president de 300%! Votez pour moi, pour un monde meilleur peuples de zombies!

blaireau

Et j'accepte les pots de vin sous forme de fourrure de préférence de blaireau écrasé parce que c'est beau un blaireau écrasé...